7. Come imparare a comunicare efficacemente.
La comunicazione è efficace quando permette 2 risultati: far capire il messaggio e far sapere al destinatario cosa farsene del messaggio.
Il metodo per imparare a comunicare con efficacia consiste nell'analizzare la comunicazione degli altri, smontandola nelle sue 6 funzioni fondamentali.
Questo ci serve per imparare poi a costruire la nostra comunicazione in modo naturale.
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Comunicazione efficace.
La nostra comunicazione è efficace quando si verificano 2 condizioni:
Chi ti ascolta capisce il tuo messaggio immediatamente o nel minor tempo possibile.
Chi ha capito sa cosa fare con ciò che ha capito.
Per ottenere questi risultati qui ti propongo il metodo dello smontaggio della comunicazione altrui. Così come si smonta un motore per capirne le parti semplici. Ti offro le sei funzioni della comunicazione, basate sui fattori di Jacobson, come strumento per questa analisi.
Comprendere queste funzioni ti permetterà di capire come le comunicazioni sono costruite e, di conseguenza, di costruire la tua comunicazione in modo efficace e naturale. Il punto cruciale è che l'ascoltatore non si limiti a capire, ma sappia anche cosa fare con le informazioni fornite.
Questo è il beneficio ultimo: la tua comunicazione non si ripiega su se stessa, ma può generare azioni e risultati.
Invece di focalizzarti solo su "come" costruire, impara a "smontare" la comunicazione degli altri. Questo ti insegnerà a smontare anche la tua a posteriori, per migliorarla continuamente.
Ecco le 6 funzioni che utilizzeremo per smontare la comunicazione, ti consiglio di ascoltare il podcast, dove le svilisce nei dettagli.
Funzione Referenziale. Si concentra sul contesto, ciò che dobbiamo sapere.
La vediamo applicata nelle presentazioni di prodotti e servizi: caratteristiche, numeri, funzionamento, a cosa serve… È spesso l'unica usata, ma un mero elenco di caratteristiche è come un PDF. Manca la relazione umana. Riferirsi a protocolli noti con i colleghi è referenziale, ma lo si fa con uno scopo, non fine a sé stesso.
Funzione Emotiva. Si concentra sul mittente, la persona che sta parlando.
Riguarda l'espressione del proprio sentimento per ciò che si comunica. È fondamentale perché trasmette passione e costruisce la relazione umana, rinforzando il messaggio e conducendo allo scopo. Se non credi in ciò che dici, è difficile trasmettere entusiasmo.
Funzione Metalinguistica (o Metacomunicativa). Si concentra sul codice, il linguaggio o la comunicazione stessa.
Si manifesta in più occasioni: quando si spiegano termini tecnici (un errore comune è usare gergo specialistico dando per scontato che l'ascoltatore lo conosca); quando si comunica sulla propria comunicazione, spiegando come è stata costruita o perché si è scelto un certo modo di comunicare.
Funzione Fàtica (o di Contatto). Si concentra sul canale/contatto.
Serve a verificare che il canale funzioni (ad esempio in video call: "Mi senti?") o a mantenere il contatto psicologico.
Accade anche quando chi parla tocca l'interlocutore. Viene applicata anche con l'uso di intercalari (come "chiaramente" ripetuto senza significato) per riempire i silenzi. I suggerimento di evitare gli intercalari per tenere la comunicazione più leggera e facile da capire (qui puoi approfondire come eliminare gli intercalari).
Funzione Poetica: Si concentra sul messaggio in sé, sulla sua qualità o forma.
Può essere scivolosa se usata per creare un effetto (es. "effetto wow") scollegato dallo scopo del messaggio. Funziona efficacemente quando si esprime attraverso l'espressività, il coinvolgimento personale, l'umorismo.
Funzione Conativa. Si concentra sul destinatario.
È la più importante per qualunque comunicazione, specialmente quella professionale. Il suo scopo è portare l'ascoltatore a fare qualcosa. Per esempio le "call to action" esplicite (come invitarti a scaricare il mio corso gratuito o chiedere una formazione individuale), pubblicità (invito implicito all'acquisto), richieste dei collaboratori (implicite o esplicite) e messaggi politici e religiosi.
La funzione conativa dovrebbe essere sempre presente nella comunicazione professionale, altrimenti il messaggio rischia di essere fine a sé stesso e l'ascoltatore non saprà cosa farne.
Quando smonti la comunicazione altrui, cerca la funzione conativa.
Capire dove si trova e come è utilizzata ti fornirà gli strumenti per costruire la tua comunicazione efficace che porti le persone a fare ciò che desideri.
