21. Comunicare bene le azioni da fare (in riunioni e presentazioni)
La comunicazione professionale deve sempre tradursi in azioni concrete, che vanno comunicate con chiarezza. È fondamentale che queste azioni siano 1) precise (quando, dove, come), 2) pulite (senza ripetizioni o parafrasi) e 3) che definiscano inequivocabilmente la responsabilità di chi le deve compiere per garantirne l'effettiva realizzazione. Vediamo come fare.
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Ogni volta che comunichiamo, l'aspettativa è chiara: vogliamo che accadano delle cose. Ci attendiamo che le persone prendano decisioni o assumano comportamenti coerenti con i nostri desideri e con il contesto professionale. Comunicare solo per esprimere se stessi, senza tradurlo in azioni concrete, non è utile nella nostra attività.
Ecco una sintesi della puntata del podcast, ma ti consiglio di ascoltarlo, ti aiuterà a ragionare e riflettere sulla tua situazione.
Il mio sistema R.O.R.A. (Referente, Obiettivo, Relazione, Azione) pone l'azione come il risultato finale concreto a cui miriamo con la nostra comunicazione. L'Azione è supportata da buone Ragioni, un Obiettivo definito e la Relazione con chi ci ascolta.
1. Due macro ambiti della comunicazione con persone (il public speaking)
Questo vale in due macro ambiti fondamentali che distinguo sempre quando parlo di comunicazione:
le presentazioni: qui rientrano le presentazioni con PowerPoint, i discorsi, le presentazioni pubbliche e le lezioni per formazioni. Abbiamo spesso un contenuto preparato con l'obiettivo di guidare il pubblico verso specifiche azioni, come ad esempio scaricare un PDF o acquistare una proposta commerciale;
le interazioni: si tratta di momenti in cui non c'è un discorso preparato, ma improvvisiamo, reagendo o agendo in base a ciò che accade nel dialogo con le persone. Anche qui l'obiettivo finale sono azioni concrete che l’interlocutore dovrebbe poter compiere.
In entrambi questi ambiti, il focus sulle azioni è vitale.
2. Fare riunioni finalizzate alle azioni da compiere.
Quando comunichiamo queste azioni, dobbiamo considerare il contesto. Se ragioniamo su come funzionano riunioni e meeting aziendali, capiamo meglio l'importanza della chiarezza sulle azioni perché ci sta ascoltando. Ciò che riguarda le riunioni può essere poi utile anche per presentazioni, talk e discorsi.
Distinguo due tipologie principali di riunioni:
Riunioni (o fasi) esplorative, dove analizziamo un problema, cercando il parere e l'opinione dei partecipanti. Le azioni da compiere non sono pre-decise, ma emergeranno dall'esplorazione. Nelle presentazioni, nei talk nei discorsi, questo si traduce nel permettere al pubblico di riflettere e ragionare sulla propria esperienza personale grazie alle nostre parole.
Riunioni (o fasi) informative, dove l'obiettivo è informare su qualcosa e indicare le azioni che devono essere compiute (ad esempio, per conformarsi a una normativa). Le azioni sono già confezionate. Nelle presentazioni, nei talk nei discorsi l'intento informativo è pervasivo. Ogni parte, anche quella che aiuta a ragionare e riflettere, da informazioni. Queste possono contemplare storie, dati, aneddoti, teorie o più in generale i concetti a supporto della nostra idea.
Attenzione a non mascherare una riunione informativa come esplorativa, chiedendo pareri quando le decisioni sono già state prese. Questo mina la fiducia e la disponibilità alla collaborazione.
Le azioni stesse, come suggerisce Brian Tracy, possono essere di 4 tipi:
Cominciare a fare qualcosa.
Smettere di fare qualcosa.
Continuare a fare qualcosa aumentandone la frequenza.
Continuare a fare qualcosa diminuendone la frequenza (utile quando non si può interrompere un'azione problematica immediatamente, ma si attende di sostituirla).
3. Come comunicare un'azione per aiutare chi ascolta a compierla.
Per comunicare efficacemente le azioni, ti consiglio di focalizzarti su 3 caratteristiche chiave:
Precisione: l'azione deve essere descritta in modo puntuale specificando quando e dove deve essere compiuta, il perché (che è implicito nel referente e nell'obiettivo, ma utile da richiamare), e soprattutto il come, cioè la sequenza di passaggi.
Pulizia: comunica l'azione una sola volta, in modo netto e semplice. Evita di ripetere la stessa azione con parafrasi o modi leggermente diversi, perché questo può generare confusione nel tuo interlocutore, che si chiederà se non ha capito o se stai solo ripetendo la stessa cosa (e perché mai tu lo stia facendo).
Responsabilità: deve essere chiaro chi deve compiere l'azione. La responsabilità è fondamentale perché facilita la comprensione di cosa sarà successo nel caso in cui le azioni non vengano compiute. Un'azione o si compie o non si compie: "fatta male" significa "non fatta" o "fatta in altro modo".
In sintesi, niente giri di parole, dritto al punto.
Buona pratica.
