41. Presentazioni aziendali: la strategia per farsi ascoltare meglio.
Quando prepariamo una presentazione spesso ci carichiamo di uno stress enorme per dire tutte le cose che riteniamo formali e giuste. Cadiamo in una frenesia estetica che ci nasconde il vero obiettivo dell'intervento: aiutare le persone ad ascoltarci e a capirci. La vera strategia per una presentazione si costruisce molto prima. Si fonda su quattro pilastri logici che permettono a chi ci ascolta di capire il nostro messaggio senza fatica, portando la sala esattamente dove vogliamo noi.
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Presentazioni aziendali: i 4 pilastri per farsi ascoltare prima di aprire PowerPoint
Confondiamo spesso il dovere di dire cose corrette con il potere di dire cose opportune. "Opportune" deriva da “porto”. Significa letteralmente guidare le persone verso un approdo sicuro, agevolando l'ottenimento dei risultati che avevamo pianificato.
Se ci focalizziamo solo sui tecnicismi o sulla mole di informazioni visive (le slide), rischiamo di parlare a vuoto. Magari succede l'imprevisto: la lampadina del proiettore si fulmina. Se invece abbiamo lavorato in modo tattico a monte, l'assenza della proiezione delle slide diventa irrilevante. Il punto chiave: siamo noi a presentare. Le slide sono un semplice, ed eventuale, supporto.
1. Il tema (la precisione da ingegnere)
Per prima cosa, dobbiamo avere chiaro di che cosa stiamo davvero parlando. Dobbiamo avere chiarezza cioè del tema. Il tema deve essere semplice, prima di tutto per noi.
Ad esempio, un titolo come "Sviluppo e formazione delle risorse umane" può generare confusione. Questo titolo è infatti mescola due macro-argomenti complessi senza gerarchia: lo sviluppo e la formazione. Ma qual è la relazione fra lo sviluppo e la formazione? Vogliamo parlare di formazione oppure vogliamo parlare di sviluppo? Quanto tempo abbiamo a disposizione? Un titolo come questo può mandarci subito in confusione e rischiamo di perdere il focus operativo sulla nostra presentazione.
Diventa vitale isolare un solo nucleo. Possiamo scegliere parole precise, come "Programma aziendale di formazione continua". Dentro la presentazione poi potremo parlare di sviluppo. Mantenere la rotta su una direzione unica e definita permette di indicare con chiarezza il perimetro del nostro intervento.
2. A chi stiamo parlando davvero?
Tante volte ho visto presentazioni dove non era chiaro a chi si stava rivolgendo la persona che stava parlando. La sensazione era che parlasse ad un pubblico generico. Il risultato era che nessuno si sentiva davvero coinvolto.
Supponiamo per esempio di trovarci davanti ad una platea mista: ci sono collaboratori, manager, forse anche clienti top. Durante la presentazione non possiamo fare affermazioni generiche. Fra tutte queste persone, a chi ci vogliamo rivolgere davvero? Ai collaboratori, ai manager oppure ai clienti? Quali affermazioni sono indirizzate a chi?
Per calibrare il tiro, è opportuno frammentare le nostre affermazioni. Risulta utile indirizzare un messaggio specifico ai collaboratori e uno diverso ai manager. Ma in realtà dovremmo prendere una decisione chiara. Per quanto il pubblico possa essere eterogeneo, dobbiamo decidere a chi ci rivolgiamo davvero, a chi diamo davvero la priorità?
Attenzione a un rischio che si presenta con frequenza. In una platea dove ci sono quasi tutti i clienti e solo alcuni collaboratori, ho visto manager che volevano presentare un servizio ai clienti, ma in realtà senza nemmeno accorgersene stavano enunciando principi che erano più utili ai collaboratori. Sembravano rimproveri. E questo ha prodotto una incomprensione da parte dei clienti, fino all'imbarazzo.
Vedi anche: Capire cosa serve all'interlocutore
3. Il contesto (il linguaggio condiviso)
A volte diamo per scontate certe dinamiche interne e relazionali. Usiamo battute, gergo aziendale o riferimenti che solo una parte della stanza può afferrare. Chi è fuori da quella cerchia, come un cliente ospite, percepisce un senso di estraneità e diffidenza.
Diventa essenziale rispettare sempre l'ambiente in cui ci troviamo. Possiamo mantenere un linguaggio e un atteggiamento accessibili a tutti i presenti, garantendo chiarezza e professionalità in ogni momento. La domanda è: che cosa sanno davvero queste persone? Che cosa sto dando per scontato che invece le persone potrebbero non sapere?
4. La tesi (l'idea centrale)
La tesi è l'idea centrale, cioè il messaggio più importante che vogliamo che rimanga impresso nella mente delle persone. Dobbiamo averla chiara prima di tutto noi che presentiamo.
In ambito professionale, la tesi dovrebbe essere, in linea di principio, operativa. Chi ascolta dovrebbe subito cogliere cosa se ne può fare dell'idea centrale.
Per esempio, se la tesi fosse: "L'importanza della formazione" sarebbe una dichiarazione ovvia, e non operativa. In altri termini, non si capirebbe secondo quale principio la formazione sarebbe importante.
Condensare la nostra idea in un massimo di 10-15 parole rende la tesi operativa.
Un esempio solido: "La formazione continua deve essere svolta da risorse interne e consulenti esterni". Questa è una posizione chiara. Apre il campo all'argomentazione logica e mostra inequivocabilmente il nostro sguardo sul mondo.
Vedi anche: La base per strutturare una presentazione o un discorso
Indipendentemente dall'inconveniente che dovesse presentarsi durante la tua presentazione, la solidità del tuo messaggio, ancorata a questi quattro fattori, resterà in piedi.
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Chi è Stefano Todeschi
Sono consulente e formatore specializzato in public speaking pratico. Lavoro con imprenditori, manager e professionisti appassionati che vogliono saper coinvolgere clienti e collaboratori durante presentazioni, incontri e meeting aziendali.
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