30. Capire i collaboratori. Dagli errori alla collaborazione.
Di fronte a un errore del collega, la nostra urgenza di avere ragione e fare lo spiegone ci trasforma in giudici. Parte una faticosa battaglia di posizioni. Vediamo come trovare invece soluzioni più solide, risparmiare tempo e costruire una vera collaborazione anche di fronte agli errori.
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Un tuo collaboratore non rispetta una scadenza, un collega interpreta male una direttiva o un cliente compie un'azione che non ti piace.
La reazione istintiva è correggere, e dimostrare a spada tratta perché quella cosa è sbagliata. In questo processo, il rischio è di finire per stabilire chi ha ragione e chi ha torto, ma perdendo di vista il vero focus della collaborazione: il progetto e gli obiettivi condivisi.
Questa urgenza di avere ragione ci porta a vedere solo l'errore in superficie e ci costringe a combattere una battaglia di posizioni. Una fatica enorme, invece di lavorare insieme per risolvere il problema alla radice. Ammetto che è difficile resistere alla tentazione di dimostrare che l'altro aveva torto e io avevo ragione. Però non c'è altra via, se vogliamo continuare a lavorare alleati sui progetti che condividiamo.
Qui puoi fare come l'artigiano curioso.
L'artigiano, di fronte a un meccanismo bloccato, lo smonta con cura, pezzo per pezzo, per capire qual è l'ingranaggio che blocca la fluidità del lavoro.
Il punto è che, sebbene un collaboratore possa oggettivamente avere torto (ad esempio, ha mancato una scadenza o ha usato un approccio diverso da quello concordato), dietro quel torto c'è sempre una buona ragione. Ma cosa significa?
Una buona ragione non è necessariamente giusta, ma è un motivo sufficiente che ha spinto quella persona ad assumere quel comportamento. Può trattarsi di una paura, un'esperienza passata, una pressione esterna o un bisogno non soddisfatto. L'azione è l'errore (il torto), mentre la buona ragione è il motivo che muove l'azione, giusta o sbagliata che sia.
Finché sei impegnato a dimostrare il torto, ti sarà difficile riuscire a vedere la buona ragione e non potrai raggiungere l'obiettivo condiviso. Qualsiasi tuo tentativo di correzione, infatti, rischia di essere percepito come un chiaro attacco al tuo interlocutore.
In questo caso, l'urgenza è capire davvero. Per capire, bisogna imparare a smontare la situazione.
La via più semplice e fruttuosa è farlo insieme al tuo stesso interlocutore.
Come smontare insieme il problema. E tornare a lavorare insieme sull’obiettivo.
Separa i fatti dalle interpretazioni: comincia con lo smontaggio della tua reazione emotiva. E quindi del tuo bisogno di avere ragione. Riconosci che la mente produce immediatamente un giudizio, che è un'opinione o un'interpretazione. Qui la tua razionalità è in balia della tua emotività. Ma nessun professionista può permettersi di reagire di pancia nelle situazioni professionali.
Un tipico esempio che vedo con i clienti che seguo nella formazione individuale è il giudizio sui commerciali: “pensano solo a vendere quando promettono consegne rapide”.
Questo tipo di giudizio non aiuta a trovare la soluzione. Perché chi si esprime così continua a relazionarsi con i commerciali con il condizionamento emotivo. Allora è necessario mettere da parte il bisogno di avere ragione e concentrarsi sui dati di fatto oggettivi e osservabili.
Questo ti permette di mantenere la lucidità e non reagire "di pancia".
Indagare sulla buona ragione adottando la postura dell'ignaro: una volta isolato il fatto (ad esempio, la discrepanza tra la data di consegna promessa e il ciclo di produzione), è il momento di usare le domande per capire più in profondità.
Mettiti dalla stessa parte del tuo collaboratore, come un alleato. Ad esempio, puoi chiedere: "Mi aiuti a capire, c'è una pressione particolare da parte del cliente per avere quella data?" Ma attento al tono della tua voce: devi saperti esprimere in modo neutro, perché devi davvero sapere come stanno le cose, e non giudicare.
Indagare costringe l'altra persona a verbalizzare il suo ragionamento, facendo emergere la buona ragione, che può essere una pressione esterna o magari la pressione che si è auto-dato (come voler fare bella figura). Stai spostando la responsabilità sull'interlocutore per renderlo consapevole, senza esprimere giudizi.Riconoscere la buona ragione senza giustificare il torto: quando la buona ragione è emersa, riconoscila esplicitamente. L'obiettivo è far capire al tuo interlocutore che hai compreso la sua prospettiva e la sua preoccupazione.
Questo riconoscimento ti permette di creare un ponte diretto con questa persona, trasformandolo da avversario ad alleato.
Adottando questo approccio, ottieni due effetti:
Eviti la ruminazione mentale: non sprechi più energie nel rimuginare sui problemi una volta compreso il motivo del comportamento.
Trovate insieme soluzioni più solide: l'indagine sulla buona ragione fa emergere il vero problema. Entrambi vedete bene il problema da più punti di vista. Le soluzioni che ora potrete lavorare insieme saranno più solide perché formalizzi un approccio utile per il futuro.
Questo cambiamento sposta la conversazione da uno scontro a una collaborazione e un'alleanza vera e propria, con un enorme risparmio di tempo nelle dinamiche future.
Mi rendo conto che all'inizio questo lavoro può sembrare impegnativo. Quando lo propongo nelle formazioni individuali sulle gestione delle relazioni interne, il timore è il consumo di tempo. Ma quando i manager, gli imprenditori e i responsabili applicano questa tecnica in azienda si accorgono che i loro collaboratori iniziano a capire meglio le dinamiche personali inserite nelle dinamiche aziendali.
Il bello è che così si moltiplica la collaborazione e si evita che si ripresentino gli stessi problemi. La consapevolezza è ciò che fa la differenza. Quando poi è condivisa, a più livelli, il senso di alleanza interna all'azienda si moltiplica.
Ora se vuoi un aiuto concreto e professionale per smontare i meccanismi tossici con collaboratori e colleghi, poi lavorare con me, qui ti spiego cosa possiamo fare > scopri tutto da qui
Chi è Stefano Todeschi
Sono consulente e formatore specializzato in public speaking pratico. Lavoro con imprenditori, manager e professionisti appassionati che vogliono saper coinvolgere clienti e collaboratori durante presentazioni, incontri e meeting aziendali.
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