44. Parlare e comunicare con l'efficacia delle previsioni meteo
Tradurre concetti complessi in un linguaggio accessibile è la vera sfida di chi parla in pubblico. I meteorologi in tv lo fanno ogni giorno: prendiamo in prestito il loro metodo comunicativo per le nostre riunioni e presentazioni lavorative.
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Il meteorologo: modello di comunicazione efficace
Chi va in radio o in televisione a raccontarci le previsioni del tempo possiede una capacità rara e preziosa: riesce a prendere nozioni specialistiche, complesse e rigorose sul piano scientifico, rendendole comprensibili all’uomo comune.
Per esempio, capiamo perfettamente quando ci viene detto che il cielo sarà sereno, soleggiato, velato o coperto. In realtà, i meteorologi utilizzano una classificazione stratificata divisa in ottavi. Sono parametri numerici che per noi sarebbero difficili da capire, ma che loro sanno tradurre in un linguaggio universale. Perciò ho deciso di analizzare come comunicare con la stessa efficacia, smontando le previsioni meteo televisive per capire come applicarne la struttura e il lessico alla nostra comunicazione professionale.
L'approccio a imbuto: dal quadro generale al dettaglio
Ridurre tutto a un semplice "oggi piove, domani c'è il sole" non basta. Il meteorologo, infatti, ci spiega le dinamiche e le probabili cause dei fenomeni, facendoci ragionare. Ci porta da una situazione iniziale con l'inquadramento delle cause alla previsione come effetto.
La struttura generale delle previsioni televisive è un modello a imbuto, utile per le nostre presentazioni: si parte da una descrizione "macro" per arrivare ai dettagli "micro", restringendo il campo a livello temporale e spaziale. È un percorso lineare che procede dal presente verso il futuro. Ho individuato 5 fasi che guidano chi ti ascolta fino alle azioni concrete da intraprendere.
Fase 1. L'inquadramento sinottico e lo stato dell'arte
La prima fase è l'inquadramento sinottico, come la classica mappa dell'Europa che mette a sistema le varie parti per comprenderne le relazioni (la presenza di alta o bassa pressione, la velocità dei venti). Questo ci restituisce la descrizione attuale del tempo, un passaggio obbligato per preparare la previsione futura. È la descrizione dei motivi e delle cause.
Nelle tue presentazioni puoi fare lo stesso: prima di presentare un nuovo progetto, parti dallo "stato dell'arte". In realtà, almeno localmente, il pubblico sa già qual è la situazione presente del tempo, ma il meteorologo, descrivendola, non fa altro che allinearsi con chi ascolta.
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Stai spiegando qual è la base di tutto, da dove stiamo partendo.
Solo così chi ti ascolta potrà riconoscersi nei problemi, prendendo confidenza col tema.
Fai caso al lessico del meteorologo: usiamo il termine "situazione" per definire dove ci troviamo oggi. Un'altra parola preziosa è "tendenza", utile per analizzare i comportamenti abituali di dinamiche e meccanismi. Questo serve per seminare subito elementi che anticipino l'evoluzione. Ad esempio, se presento un software e ne ammetto subito le lacune attuali, ti sto già preparando ad accogliere con favore i miglioramenti della versione 2.0.
Fase 2. La scansione cronologica
Passiamo poi agli effetti, illustrati attraverso una scansione cronologica (la mattina, il pomeriggio, la sera) per capire quando accadrà qualcosa.
Nella comunicazione aziendale, gli effetti sono le dirette conseguenze dello stato dell'arte: i rischi che corriamo se non cambiamo nulla, o le opportunità che possiamo cogliere muovendoci ora.
Qui il lessico del meteorologo comprende termini come "temporaneo", "probabilmente" o "in prevalenza". Quando trattiamo comportamenti umani o scenari economici, non esistono vaticini inoppugnabili come nella fisica o nella chimica. Dobbiamo ammettere un margine di incertezza. Un modo onesto di comunicare.
Per mitigare questo aspetto, il meteorologo usa la prima persona plurale ("vedremo", "assisteremo"). L'uso del "noi" ci permette di coinvolgere il pubblico facendogli fare un viaggio insieme a noi.
Fase 3. Il dettaglio geografico e il valore delle eccezioni
L'imbuto si restringe e la previsione affronta il dove (il Nord, il Centro, il Sud e le Isole).
Questa fase ci insegna l'importanza di comunicare le regole generali ma anche le eccezioni. Se anticipi tu i contesti in cui una tua idea potrebbe non funzionare ("funziona ovunque, ad eccezione di..."), chi ti ascolta capisce che hai i piedi per terra e non ti credi un mago che promette magie irrealistiche.
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Qui il meteorologo usa frequentemente termini come "localmente", "tuttavia", "però", "attenzione".
Usare termini come "localmente" permette di non perdere tempo su contesti non pertinenti, facendo risparmiare tempo, energie e denaro. Avverbi come "tuttavia" o parole come "però" (spesso seguite da un "attenzione!") introducono un allarme costruttivo per risvegliare l'uditorio.
E a proposito di risvegliare l'attenzione, usa i verbi all'imperativo: un "osserva questo dato" o "nota questo dettaglio" spinge chi ascolta ad analizzare attivamente ciò che stai mostrando, in particolare se stai usando supporti visivi, come ad esempio le slide.
Fase 4. Gli estremi e la semplificazione sintattica
La quarta fase definisce gli estremi (le temperature minime e massime, o per esempio il passaggio da un mattino di sole a un pomeriggio di tempesta).
Gli estremi sono i confini, i limiti oltre i quali il nostro intervento non va.
Nella tua comunicazione, definire ad esempio una fase preparatoria e una esecutoria chiarisce i confini del progetto, permettendoti di capire (e far capire) cosa dovrà succedere lì in mezzo.
In questo passaggio la sintassi del meteorologo si fa essenziale: nessuna subordinata, sì a frasi nominali immediate. Invece di dire "per quanto riguarda lo stato dei mari, si presenteranno molto mossi", si usa l'incisivo "mari: molto mossi". Fallo anche tu per evidenziare un concetto focale, sintetizzando un lungo discorso in un lapidario: "Problema: mancano risorse".
Fase 5. La chiusura attiva e la chiamata all'azione
In fondo all'imbuto troviamo la chiusura attiva, con inviti diretti come "non esponetevi al sole nelle ore centrali" o limitazioni per grandine.
Nella nostra comunicazione, questa è la chiamata all'azione: chiediamo o suggeriamo in modo concreto l'azione finale da intraprendere.
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Lo "stupidario meteorologico" e la trappola del "dipende"
Il colonnello Giuliacci ci ha regalato uno "stupidario meteorologico", che racchiude i modi che ritiene inadeguati per raccontare il meteo. C'è una locuzione che considera il massimo della stupidità: "tempo incerto". Dire che il tempo è incerto equivale, di fatto, a rinunciare a fare la previsione.
Nella nostra comunicazione professionale c'è un verbo parallelo che trovo quanto meno discutibile: "dipende". Una persona pone una domanda e chi l'ha ricevuta risponde: "Dipende".
Rispondere "dipende" è scivoloso, pigro e banale, perché qualsiasi cosa a questo mondo è subordinata a delle cause o alle azioni altrui. Rifugiarsi in un'incertezza totale e vaga è controproducente e lascia chi ti ascolta a brancolare nel buio, vanificando il tuo sforzo comunicativo. Piuttosto, è più opportuno e di aiuto per chi ti ascolta spiegare i diversi scenari che si potrebbero presentare ("se facciamo A succede B").
Se desideri sradicare queste incertezze dalla tua comunicazione e prendere parola con vera autorevolezza, ti invito a eliminare il verbo "dipende".
E adesso?
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Chi è Stefano Todeschi
Sono consulente e formatore specializzato in public speaking pratico. Lavoro con imprenditori, manager e professionisti appassionati che vogliono saper coinvolgere clienti e collaboratori durante presentazioni, incontri e meeting aziendali.
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